1 000 000+ электронных документов за 2024-й: белорусские предприятия выполняют Указ «О цифровом развитии»

Стимулирование цифрового развития Беларуси обозначено приоритетом на государственном уровне. Задачу обеспечить цифровое развитие страны в различных областях экономики регулирует Указ от 29 ноября 2023 года № 381. И если еще несколько лет назад о рынке электронного документооборота говорили с опаской: приживется ли, будет ли востребован, то сегодня, по данным ООО «ЮрСпектр», хорошо известного на рынке системой ilex и продуктами в сфере обмена электронными документами podpis.by и ilex.Накладные, предприятия и организации Беларуси обменялись уже миллионом документом c помощью podpis.by. И это только за 10 месяцев 2024 года. По оценке «ЮрСпектра», цифра может увеличиться вдвое к моменту закрытия финансового года.

Имеет ли электронный документ с ЭЦП юридическую силу, равную подписанному бумажному документу, – вопрос, который часто беспокоит компании. Его задают многие клиенты ООО «ЮрСпектр», впервые столкнувшиеся с темой ЭДО.

•     Электронные документы приравниваются к бумажным с собственноручной подписью и имеют одинаковую юридическую силу (ч. 2 ст. 19 Закона от 28 декабря 2009 года № 113-З «Об электронном документе и электронной цифровой подписи»).
•     Для совершения многих юридически значимых действий подлинность и целостность электронного документа должна быть подтверждена с использованием сертификата открытого ключа РУЦ ГосСУОК. Проверить, какие системы используют такие сертификаты, можно на сайте НЦЭУ в  перечне сервисов, использующих сертификаты РУЦ ГосСУОК (вкладка «Сервисы»).
•     Электронные документы проверяющие органы (в том числе инспекции МНС) и судебные инстанции признают и принимают так же, как документы в бумажном виде (абз. 4 п. 4 Положения о порядке организации и проведения проверок, утвержденного Указом от 16 октября 2009 года № 510; ч. 2 ст. 84 ХПК).
•     В соответствии с приказом Оперативно-аналитического центра при Президенте от 20 февраля 2020 года № 66 «О мерах по реализации Указа Президента Республики Беларусь от 9 декабря 2019 г. № 449» у компании должен быть сертификат систем защиты информации, т.к. сервисы ЭДО относятся к информационным системам, предназначенным для обработки информации, распространение и (или) предоставление которой ограничено.

По словам представителей компании, белорусские предприятия начинают активнее обмениваться электронными документами свободной формы (договоры, дополнительные соглашения, акты выполненных работ, акты сверки и  т.д.). В октябре зафиксирован рекорд по количеству документов в podpis.by:

Эти цифры не стали неожиданностью. Тенденция к увеличению популярности электронного документооборота характеризует рынок с 2019 года. Растет как общий объем документов,  отправляемых через podpis.by, так и количество документов, выставляемых одним клиентом, к примеру, в год.Ранее существовал стереотип, что ЭДО внедряют только компании, которые обязаны перейти на электронный документооборот по требованию государства (пример: маркированные товары, подлежащие прослеживаемости), и крупные компании, т.к. имеют на это ресурсы: время, сотрудников и деньги.

Опыт ООО «ЮрСпектр» говорит о том, что среди клиентов компании, перешедших на ЭДО, – представители разных сфер в коммерческом и государственном секторе (услуги, производство, образование, здравоохранение, пищевая промышленность, строительство, торговля и т.д.).

Из практики:

В России, например, степень проникновения ЭДО в бизнес составляет около 68 %.

В нашей стране неукоснительно выполняется Указ от 29 ноября 2023 года № 381 «О цифровом развитии», о чем  говорит:

•     переход в электронный вид отчетности в государственных органах (на конец 2023 года 80 % субъектов хозяйствования обменивались электронными документами с налоговыми органами);
•     рост запросов на получение ключей ЭЦП;
•     работа по налаживанию трансграничного обмена документами;
•     решение вопросов роуминга между белорусскими провайдерами при обмене документами свободной формы и т.д.

В обозримом будущем ЭДО внедрится во все сферы бизнеса.
И лучшая рекомендация – постепенно и без стрессов внедрять электронные документы в договорные отношения с контрагентами, в кадровый документооборот и другие процессы.